Tietosuojaseloste

Hallinnointiturva Oy on asunto‐omaisuuden hallinnointipalveluita tarjoava yritys. Tämä tietosuojaseloste koskee Hallinnointiturvan asiakkaiden, kuten vuokranantajien, vuokra‐asunnon hakijoiden ja vuokralaisten henkilötietojen käsittelyä. Kuvaamme alla tarkemmin, mm.

• mitkä ovat yhteystietomme
• millaisia tietoja keräämme
• mistä tiedot kerätään
• mihin tarkoitukseen tietoja käytetään ja mikä on käsittelyn oikeusperusta
• kuinka kauan tietoja säilytetään
• mihin tietoja luovutetaan ja siirretään
• miten suojaamme tiedot
• millaisia oikeuksia rekisteröidyllä on

Pyydämme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön.

 

1. YHTEYSTIEDOT

Rekisterinpitäjä:
Hallinnointiturva Oy
Y‐tunnus 0899863‐7
Ilmalankuja 2 L
00240 Helsinki   

Rekisteriasioita hoitava henkilö:
Timo Metsola
puhelin 09 6877 550
timo.metsola@vuokraturva.fi

2. REKISTERIN SISÄLTÄMÄT TIEDOT

Kaikkien rekisteröityjen osalta käsitellään seuraavia perustietoja:

• Kaikkien rekisteröityjen osalta käsitellään seuraavia perustietoja:
• Rekisteröidyn perustiedot, kuten nimi, osoite, kieli, ikä, puhelinnumero, sähköpostisosoite
• Lupatiedot ja kiellot, kuten suoramarkkinointiluvat ja ‐kiellot
• Mielenkiinnon kohteet ja muut rekisteröidyn itse antamat tiedot
• Tapahtumatiedot
• Henkilötunnus luotettavaa tunnistamista varten
• Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
• Asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tuotteet ja palvelut, niiden käyttämispäivä, asiakkaan niihin liittyvät toiveet, palvelun myyjätiedot, tiedot avainten lukumääristä, tyypeistä ja käyttötarkoituksista, vastaanotoista ja luovutuksista sekä palveluun liittyvä yhteydenpito ja tapahtumat

Vuokranantajien osalta käsitellään perustietojen lisäksi:

• Tieto siitä, onko henkilö poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö (ns. PEP)
• Hallinnoinnissa oleviin kohteisiin liittyvät omistussuhteet ja tiedot, kuten osoite, kiinteistörekisteri‐ tai asunto‐osakeyhtiötiedot, kunto‐ ja remonttitiedot, kiinnitys‐, vastike‐ ja velkaosuustiedot, koko, huoneluku, vapautuminen, vuokra‐ tai hintapyyntö sekä vuokranantajan antamat lisätiedot kohteesta.

Vuokralaisten ja vuokra‐asunnon hakijoiden osalta käsitellään perustietojen lisäksi:

• Työnantaja
• Työsuhteen luonne (toistaiseksi voimassaoleva, määräaikainen)
• Opiskelijastatus, oppilaitos, koulutusohjelma
• Asunnon hakukriteerit
• Vuokrasuhteen alkamispäivä
• Taloudelliset tiedot ja muut tiedot vuokranmaksukyvyn arvioimista varten
• Mahdollinen takaaja, holhooja, edunvalvoja tai yhteyshenkilö

 

Näiden lisäksi saatamme käsitellä muita rekisteröidyn vapaaehtoisesti hakemuksen tai muun yhteydenoton yhteydessä antamia tietoja.

3. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Henkilötietoja kerätään rekisteröitymisen yhteydessä, palveluita käytettäessä tai muutoin suoraan rekisteröidyltä. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös väestörekisteristä ja Suomen Suoramarkkinointiliiton ylläpitämistä kieltorekisteristä sekä muista vastaavista rekistereistä.

4. HENKILÖTIETOJEN KÄYTTÖTARKOITUS JA KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTA

Henkilötietoja käytetään asiakassuhteen hoitamiseen, hallintaan ja kehittämiseen, sopimusten mukaisten palveluiden tuottamiseen sekä palveluiden markkinointiin seuraavin tavoin:

• Sopimus: Toteuttaaksemme sopimustemme mukaisia toimia (kuten vuokranmaksuseuranta ja asunnon vuokrasuhteen hoito) käsittelemme asiakkaidemme henkilötietoja.
• Suostumus: Voimme myös pyytää asiakkaalta suostumuksen esimerkiksi sähköiseen suoramarkkinointiin. Annetun suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa.
• Oikeutettu etu: Käsittelemme tietoja markkinointiin, profilointiin, petosten ja väärinkäytösten estämiseen ja tutkimiseen, oikeudellisten vaateiden esittämiseksi tai puolustamiseksi sekä Hallinnointiturva Oy:n sisäisiä tarkoituksia, kuten liiketoiminnan kehittämistä varten. Nämä tarkoitukset ovat liiketoimintamme kannalta välttämättömiä sekä perusteltuja asiakkaan ja Hallinnointiturvan välisen asiallisen yhteyden perusteella ja siten oikeutetun etumme mukaisia. Rekisteröity voi vastustaa käsittelyä alla kuvatuin tavoin.
• Lakisääteinen velvoite: Käsittelemme esimerkiksi tietoa siitä, onko asiakkaamme poliittisesti vaikutusvaltainen henkilö (politically exposed person, ”PEP”) noudattaaksemme ns. rahanpesulakia. Tositteita ja liiketapahtumia koskevaa kirjeenvaihtoa säilytämme kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyy, noudattaaksemme kirjanpitolakia. Esimerkiksi edellä mainituissa tilanteissa henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.

Henkilötietojen keräämiseen tarkoitettujen lomakkeissa ilmoitetaan erikseen, mitkä ovat palveluiden tarjoamisen kannalta pakollisia tietoja ja mitkä rekisteröity voi antaa halutessaan. Asiakas voi halutessaan jättää antamatta esimerkiksi tietoa mielenkiinnonkohteistaan, mutta emme tällöin pysty räätälöimään asiakkaalle tarjottavia kohteita tai muutoin hänelle tarjottua palvelua.

5. TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi:

• Vuokranantajan ja vuokralaisten tietoja säilytämme, kunnes saamme tiedon, ettei niiden säilyttäminen ole enää tarpeen, mutta aina kuitenkin vähintään lain edellyttämät viisi vuotta.

Käyttäjä voi myös itse vaikuttaa tietojen säilytysaikaan alla kohdassa 8 kuvattujen vaikutusmahdollisuuksien kautta.

6. TIETOJEN LUOVUTUKSET JA SIIRROT

Hallinnointiturva Oy: Voimme käsitellä asiakkaan henkilötietoja Hallinnointiturva Oy:n sisällä.

• Viranomaiset: Voimme luovuttaa asiakkaan henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.
•  Yritysjärjestelyt: Mikäli ostamme, fuusioimme tai muutoin järjestelemme liiketoimintaamme, asiakkaan henkilötietoja voidaan luovuttaa ostajille ja näiden neuvonantajille.
• Suoramarkkinointi sekä mielipide‐ ja markkinatutkimukset: Voimme luovuttaa asiakkaan henkilötietoa suoramarkkinointiin sekä mielipide‐ ja  markkinatutkimuksiin, ellei asiakas ole tätä kieltänyt.
• Perintä ja oikeusvaateet: Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille, jos se on tarpeen sopimuksen täytäntöönpanemiseksi, mahdollisten rikkomusten tutkimiseksi taikka oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Hallinnointiturva Oy:n oman henkilöstön lisäksi it‐yhteistyökumppaneilla City Dev Labs / W3 Group Finland Oy:llä, Jalo-IT Oy:llä ja OptimeSys Oy:llä ja niiden sellaisella henkilökunnalla, joilla on välttämätöntä saada tietoihin pääsy tehtäviensä hoitamiseksi, on pääsy asiakastietoihin ja asiakastietojärjestelmiin. Edellä mainittuja ja muita alihankkijoita käyttäessämme takaamme sopimusjärjestelyin, että tietoja käsitellään kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

7. REKISTERIN SUOJAUS

Rekisterin käyttöoikeus edellyttää asiakastietokannan pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Sovelluksen käynnistäminen edellyttää henkilökohtaista salasanaa. Rekisterin käyttöä ja sisäänkirjautumisia valvotaan. Tiedot kerätään palvelun yhteisiin tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.

8. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

• Tietojen tarkastaminen, korjaaminen, siirtäminen ja poistaminen: Asiakkaalla on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut henkilötiedot. Asiakkaan pyynnöstä oikaisemme, täydennämme tai poistamme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, puutteelliset tai vanhentuneet henkilötiedot. Asiakas voi myös halutessaan saada siirretyksi antamansa henkilötiedot, joita käsittelemme automaattisesti suostumuksen tai sopimuksen perusteella, ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme.
• Suoramarkkinoinnin kielto‐oikeus: Asiakkaamme voi milloin tahansa kieltää tietojensa luovuttamisen ja käsittelyn suoramarkkinointia varten ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme.
• Vastustamis‐ ja rajoittamisoikeus: Asiakas voi vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuun, henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella. Esimerkiksi tällaisessa tilanteessa käsittelyä rajoitetaan siksi ajaksi, kun arvioidaan perusteita vastustaa käsittelyä. Käsittelyä voidaan rajoittaa myös mm. silloin, kun asiakas kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa voimme varmistaa tietojen paikkansapitävyyden.
• Suostumuksen peruuttaminen: Asiakas voi myös peruuttaa antamansa suostumuksen milloin tahansa ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme tai muilla erikseen tarjotuin keinoin.
• Valitusoikeus: Asiakkaalla on oikeus tehdä valitus viranomaiselle, mikäli hän katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty tämän tietosuojaselosteen ja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön vastaisesti. Viranomaisen yhteystiedot löytyvät osoitteesta www.tietosuoja.fi